Mastermind
VERHALTENSKODEX
Einleitung
A. Ziele und Anwendungsbereich
B. Ansprechpartner
C. Konsequenzen
II. Werte und Prinzipien
III. Verhalten am Arbeitsplatz
A. Diskriminierung und Belästigung
B. Sicherheit am Arbeitsplatz
C. Mitarbeiter-Datenschutz
IV. Vertraulichkeit
A. Informationen Dritter
B. Geschäftsgeheimnisse und geistiges Eigentum
C. Insiderinformation
V. Interessenkonflikte
A. Finanzielle Interessen
B. Geschenke und Bewirtung
C. Externe Geschäftstätigkeiten und Familienmitglieder
VI. Einhaltung Gesetzlicher Vorschriften
A. Korruption und Bestechung
B. Datenschutz
VII. Wistleblowing
I. EINLEITUNG
Als ergebnisorientiertes Dienstleistungsunternehmen mit politischen, wirtschaftlichen und sozialen Anknüpfungspunkten ist es von maßgeblicher Bedeutung, dass Mastermind nicht nur alle rechtlichen Bestimmungen einhält, sondern auch nach allgemein anerkannten ethischen und moralischen Wertvorstellungen handelt. Mastermind ist bestrebt, eine positive Vorstellung des Public Affairs-Sektors und die mit dieser Dienstleistung verbundenen Vorteile zu erhalten und zu stärken. Wir sind daher der Auffassung, dass bedingungslose Integrität, Transparenz und Ehrlichkeit in unseren Beziehungen zu Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden unentbehrlich sind. Dieser Verhaltenskodex soll dabei helfen, die Stellung von Mastermind als verlässlicher,
verantwortungsvoller und kompetenter Dienstleister zu sichern und Mastermind-Mitarbeitern als Leitbild zur Aufrechterhaltung eines respektvollen und inspirierenden Umgangs dienen. „Mastermind-Mitarbeiter“ bezeichnet Personal von Mastermind jedweden Geschlechts.
A. ZIELE UND ANWENDUNGSBEREICH
Der Verhaltenskodex gilt für alle Mastermind-Mitarbeiter. Wir erwarten auch, dass unsere Geschäftspartner und Kunden diese Standards beachten. Mastermind trägt soziale, politische und rechtliche Verantwortung. Es gilt, Transparenz, Integrität und ethisches Verhalten im täglichen Geschäftsleben zu erreichen. Zur Verwirklichung dieser Werte geht dieser Verhaltenskodex über bloß gesetzliche Anforderungen hinaus. Mastermind erwartet von seinen Mitarbeitern, dass die Regeln dieses Verhaltenskodex sowie die zugrundeliegenden Ziele und Vorstellungen jederzeit beachtet werden. Der Verhaltenskodex dient als Leitfaden für fundierte Entscheidungen in schwierigen Situationen. Er ist nicht dafür geschaffen, jede denkmögliche Situation oder jedes unerwünschte Ereignis zu regeln. Mastermind behält sich das Recht vor, den Verhaltenskodex jederzeit abzuändern, um gesetzlichen Änderungen gerecht zu werden oder Erfahrungen aus der Praxis einfließen zu lassen.
B. ANSPRECHPARTNER
Jeder Mitarbeiter ist selbst für die Einhaltung des Verhaltenskodex verantwortlich. Bei der Auslegung der Regeln des Verhaltenskodex haben sich die Mitarbeiter auch von ihrem Verstand leiten zu lassen. Sie haben zu hinterfragen, ob eine konkrete Verhaltensweise im Hinblick auf ethische und moralische Maßstäbe zur Kritik führen könnte. Sollten Unklarheiten bei der Anwendung oder Umsetzung des Verhaltenskodex bestehen, wenden Sie sich an die Geschäftsführung. Sollten Sie Kenntnis von einem Verstoß oder einer möglichen Verletzung des Verhaltenskodex oder seiner Grundsätze erlangen, melden Sie dies bitte der Geschäftsführung (vgl. Punkt VII. dieses Verhaltenskodex betreffend Whistleblowing).
C. KONSEQUENZEN
Eine Verletzung geltender Gesetze oder dieses Verhaltenskodex kann nicht nur zu finanziellen Schäden und Rufschädigung für Mastermind führen, sondern auch ernsthafte Folgen für Mitarbeiter haben. Diese reichen von disziplinären Maßnahmen über eine mögliche Kündigung oder Entlassung bis hin zu Schadenersatzforderungen und strafrechtlichen Konsequenzen.
II. WERTE UND PRINZIPIEN
Es gehört zur Geschäftspolitik von Mastermind, ausnahmslos alle Unternehmensaktivitäten gemäß den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen durchzuführen und somit hohe Anforderungen an die eigene Geschäftsabwicklung zu stellen. Daher sind Mastermind-Mitarbeiter verpflichtet, alle gesetzlichen Vorgaben und auch sonst allgemeine Regeln der einschlägigen Geschäftspolitik zu beachten. Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben haben Mastermind-Mitarbeiter und Geschäftspartner folgende grundlegende Werte zu beachten:
- Integrität, Ehrlichkeit und Korrektheit im Umgang mit internen und externen Kontakten;
- Transparenz gegenüber dem Markt, den Gesellschaftern und sonstigen Interessengruppen, insbesondere gegenüber Personen, Gruppen oder Institutionen, deren Interessen direkt oder indirekt von den jeweiligen Tätigkeiten betroffen sind;
- Verantwortung gegenüber der Gemeinschaft, deren Interessen von den Geschäftsaktivitäten von Mastermind betroffen sein können;
- Nachhaltige Entwicklung und Schutz von Gesundheit, Sicherheit und Umwelt;
- Achtung und Förderung der Arbeitnehmer;
- Diversität und Inklusion;
- Achtung und Schutz der Grund- und Menschenrechte;
- Soziales Engagement.
Mastermind vertraut auf die Qualität der eigenen Dienstleistung und die Kompetenz seiner Mitarbeiter. Wir sind daher überzeugt, dass wir auf Basis unserer Servicequalität im Wettbewerb gut bestehen können. Es ist daher wichtig, auch nur den Anschein eines unangemessenen Verhaltens im Geschäftsleben oder in unserer Kommunikation mit Dritten zu vermeiden. Mastermind übt seine Geschäftstätigkeit auch außerhalb von Österreich aus und ist gelegentlich auch an ausländische Regeln und Vorschriften gebunden.
III. VERHALTEN AM ARBEITSPLATZ
A. DISKRIMINIERUNG UND BELÄSTIGUNG
Mastermind schätzt jeden einzelnen Mitarbeiter und es ist uns wichtig, den Standard an hoch qualifizierten Mitarbeitern beizubehalten, um auch in Zukunft den Erfolg von Mastermind zu sichern. Mastermind will mit den besten Köpfen arbeiten und tritt für Gleichberechtigung, Diversität und Inklusion ein, um Gleichbehandlung auf Grundlage von Fähigkeiten und Fertigkeiten, aber ohne Unterschied von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Gesundheit, Nationalität, politischer oder religiöser Gesinnung, oder sexueller Orientierung zu fördern. Mastermind toleriert keine Diskriminierung der genannten Art, oder auch aufgrund eines anderen Unterscheidungsmerkmals, das geeignet ist, die Rechte und Freiheiten des Einzelnen zu beeinträchtigen. Diese Grundsätze gelten für jede Organisationsebene. Mastermind fördert die moralische Integrität seiner Mitarbeiter und stellt ein einladendes und angenehmes Arbeitsumfeld sicher, in dem der respektvolle Umgang miteinander großgeschrieben wird und die Würde des Einzelnen zu achten ist. Mastermind verurteilt Diskriminierung und alle Formen der Belästigung am Arbeitsplatz, insbesondere Einschüchterung, Feindseligkeit, Abschottung, unangemessene Einmischung und Konditionierung oder sexuelle Belästigung. sollten Mastermind-Mitarbeiter von einer Diskriminierung oder Belästigung selbst betroffen sein oder eine solche beobachten, dann ist die Geschäftsführung zu informieren, sofern die Angelegenheit nicht gütlich bereinigt werden kann.
B. SICHERHEIT AM ARBEITSPLATZ
Mastermind verpflichtet sich zur Risikoprävention für Mensch und Umwelt unter Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften. Mastermind sorgt für geeignete Arbeitsbedingungen, um die Gesundheit und Sicherheit seiner Mitarbeiter nicht zu gefährden. Wir verpflichten uns, das Bewusstsein für Risiken zu stärken und alle notwendigen Maßnahmen zur Garantie der Sicherheit und Gesundheit unserer Mitarbeiter zu treffen und somit einen sicheren Arbeitsplatz zu schaffen. Um eine solche sichere und produktive Arbeitsumgebung zu schaffen, ist es auch wichtig, dass sich Mastermind-Mitarbeiter auf ihre Aufgaben fokussieren können. Daher dürfen legale oder illegale Drogen oder Rauschmittel nicht in den Räumlichkeiten von Mastermind oder während der Arbeitszeit (einschließlich Dienstreisen) besessen, konsumiert oder verkauft werden. Kein Mitarbeiter darf unter dem Einfluss von Alkohol oder anderen wahrnehmungsverändernden Substanzen arbeiten. Erfährt ein Mastermind-Mitarbeiter von einem Verstoß, so hat er dies unverzüglich zu melden.
C. MITARBEITER-DATENSCHUTZ
Mastermind respektiert die Privatsphäre und die Würde seiner Mitarbeiter und sichert die Vertraulichkeit von Mitarbeiterdaten. Personenbezogene Daten von Mitarbeitern werden nur für die vom Gesetz bestimmten Zwecke verwendet, wie etwa zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mastermind verpflichtet sich, personenbezogene Daten über seine Mitarbeiter zu schützen und die unsachgemäße Offenlegung oder unangemessene Nutzung personenbezogener Daten zu verhindern. Mastermind setzt den sorgsamen Umgang seiner Mitarbeiter mit solchen Daten voraus.
IV. VERTRAULICHKEIT
A. INFORMATIONEN DRITTER
Im Zuge unserer Geschäftstätigkeit erhalten wir oft Zugang zu vertraulichen, nicht-öffentlichen Informationen. Wir erhalten diese Informationen während der Ausübung unserer Dienstleistung, dem dadurch ermöglichten Zugang zu geistigem Eigentum und anderen sensiblen Informationen, einschließlich Kundenlisten, Kontakten, geschützten Anwendungen und Geschäftsgeheimnissen. Mastermind-Mitarbeiter dürfen nicht-öffentliche Informationen über ehemalige oder aktuelle Kunden, politische Stakeholder oder Geschäftspartner Dritten gegenüber oder einem nicht involvierten Arbeitskollegen keinesfalls preisgeben. Mastermind-Mitarbeiter dürfen vertrauliche Informationen eines Kunden in keiner anderen Weise und für keinen anderen Zweck verwenden als dies zur Erfüllung unseres geschäftlichen Auftrages für diesen Kunden unbedingt notwendig ist. Mastermind-Mitarbeiter sind dazu angehalten, sorgsam mit den vertraulichen Informationen umzugehen um eine versehentliche Offenlegung zu vermeiden. Im Falle einer versehentlichen Offenlegung ist unverzüglich die Geschäftsführung zu kontaktieren.
B. GESCHÄFTSGEHEIMNISSE UND GEISTIGES EIGENTUM
Das geistige Eigentum von Mastermind und sonstige vertrauliche Informationen sind wichtige Vermögenswerte. Mastermind-Mitarbeiter müssen daher alle angemessenen Schritte setzen, um die Geheimhaltung dieser Vermögenswerte zu sichern. Vertrauliche oder sensible Informationen dürfen ohne vorherige Konsultation und Zustimmung der Geschäftsführung oder einer anderen für diese Fragen zuständigen Ansprechperson außerhalb des Unternehmens keinesfalls weitergegeben werden. Vertrauliche Informationen dürfen allerdings dann weitergegeben werden, wenn der Dritte ein berechtigtes Interesse an solchen Informationen hat und er unter der Verpflichtung zur Verstraulichkeit steht (etwa nach anwendbarem Recht oder auf der Grundlage einer Vertraulichkeitsvereinbarung), oder wenn die Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist. Ist unklar, ob eine Information vertraulich ist, dann muss der Mastermind-Mitarbeiter vor Weitergabe die Art der Information ermitteln. Als erster Schritt ist zwecks Klärung die Geschäftsführung zu konsultieren. Wenn ein Mastermind-Mitarbeiter einen anderen Mastermind-Mitarbeiter dabei beobachtet, wie er Mastermind-Eigentum missbräuchlich verwendet oder verwertet, oder Information in Verletzung der Bestimmungen dieses Verhaltenskodex weitergibt, dann ist dieses Fehlverhalten umgehend zu melden (vgl. Punkt VII. dieses Verhaltenskodex betreffend Whistleblowing).
C. INSIDERINFORMATION
Wir erhalten im Zuge unserer Dienstleistung oft Zugang zu sensiblen, nicht-öffentlichen Informationen unserer Klienten oder anderer Unternehmen, wie etwa Informationen über neue Produktentwicklung, Registrierungen, Produktfreigaben, Änderungen im Management, Finanzdaten, usw. Mitarbeiter dürfen diese Informationen nicht für den Aktienhandel oder andere Zwecke als zur Erfüllung der Aufgaben von Mastermind verwenden oder weitergeben. Aus diesen Informationen einen persönlichen Gewinn zu ziehen ist nicht nur unethisch und unehrlich, sondern auch illegal. Selbst eine zufällige Offenlegung kann zu zivilrechtlichen Klagen und strafrechtlicher Verfolgung führen.
V. INTERESSENKONFLIKTE
Im Rahmen der Geschäftstätigkeit ist es möglich, dass Situationen entstehen, in denen persönliche oder wirtschaftliche Interessen des Mitarbeiters mit den Interessen von Mastermind in Konflikt geraten. Mastermind-Mitarbeiter haben auf die Ziele von Mastermind effektiv und objektiv hinzuarbeiten und ihre Entscheidungen auf Basis der Interessen von Mastermind, den Kunden und den anderen beteiligten Interessengruppen zu treffen. Jede Tätigkeit, die einen Mitarbeiter von seiner Aufgabe ablenkt, kann einen Interessenkonflikt verursachen. Dementsprechend darf ein Mastermind-Mitarbeiter selbst außerhalb seiner beruflichen Tätigkeit nicht so agieren, dass daraus ein Interessenkonflikt resultiert oder es zu einem Konkurrenzverhältnis kommt, oder dass es den Mitarbeiter zu einem Verhalten verleitet, das seine eigene Objektivität bei Erfüllung der Dienstpflichten in Zweifel zieht. Mastermind-Mitarbeiter sind verpflichtet, potenzielle Interessenkonflikte zu vermeiden und keinen persönlichen Vorteil (direkt oder durch Dritte) durch im Zuge ihrer Tätigkeit bekannt gewordene Geschäftsmöglichkeiten, zu ziehen. Im Falle eines möglichen Interessenkonflikts ist dieser der Geschäftsführung zu melden, damit eine Lösung im Interesse von Mastermind und dem Mitarbeiter gefunden werden kann.
A. FINANZIELLE INTERESSEN
Mastermind respektiert und anerkennt das Recht seiner Mitarbeiter, ihre persönlichen Finanzen selbst zu regeln. Ungeachtet dessen kann eine finanzielle Beteiligung an Kunden, Geschäftspartnern oder Konkurrenzunternehmen, insbesondere der direkte oder indirekte Erwerb von Anteilen, die Funktionsausübung von Mastermind beeinträchtigen. Mastermind behält sich daher das Recht vor, die Offenlegung von Aktien- bzw. Anteilsportfolios beliebig zu verlangen oder, nach Ermessen von Mastermind, eine Erklärung/Bestätigung darüber zu verlangen, dass das Aktien- bzw. Anteilsportfolio nicht gegen die Bestimmungen dieses Verhaltenskodex verstößt.
B. GESCHENKE UND BEWIRTUNG
Mastermind-Mitarbeiter dürfen weder Geschenke, noch ein darauf gerichtetes Versprechen verlangen oder annehmen, sei es in Geld oder in Sachleistungen. Auch dort, wo es üblich ist, kleine Zuwendungen oder Geschenke als Zeichen der Höflichkeit anzubieten, dürfen diese einen angemessenen Rahmen nicht überschreiten und nicht gegen geltende gesetzliche Bestimmungen verstoßen. Sie dürfen nicht geeignet sein, den Anschein einer Begünstigung zu wecken. Mastermind-Mitarbeiter sind verpflichtet, nicht genehmigte Geschenke, Zuwendungen oder andere Vorteile, die sie von Dritten erhalten haben oder die sie Dritten gewähren, unverzüglich zu melden (z.B. Verpflegung, Unterhaltung, usw.). Dadurch kann Mastermind beurteilen, ob die Vorteilszuwendung geeignet ist, einen Interessenkonflikt herbeizuführen, oder ob sogar ein Verstoß gegen geltendes Recht vorliegt.
C. EXTERNE GESCHÄFTSTÄTIGKEITEN UND FAMILIENMITGLIEDER
Im Allgemeinen sind geschäftliche oder berufliche Nebentätigkeiten mit den Aufgaben bei Mastermind unvereinbar. Mitarbeiter dürfen nicht der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand oder Aufsichtsrat eines Kunden angehören oder außerhalb der Geschäftstätigkeit von Mastermind in geschäftlicher Verbindung zu einem Kunden, Auftragnehmer oder Mitbewerber stehen, egal ob es sich dabei um eine selbstständige oder unselbstständige Nebenbeschäftigung handelt. Mastermind-Mitarbeitern ist auch jegliche politische Tätigkeit verboten, sei es direkt für eine politische Partei oder indirekt durch Bürgerrechts- oder AktivistInnenbewegungen, und unabhängig davon, ob die Tätigkeit ehrenamtlich oder gegen Bezahlung ausgeübt wird. Sollte ein Mastermind-Mitarbeiter oder ein Familienmitglied eine solche Tätigkeit oder Position ausüben, ist dies zu melden. Unter den Begriff „Familienmitglied“ fallen Ehepartner, Lebenspartner, Eltern, Geschwister, Kinder, andere Verwandte, die im selben Haushalt leben und jede andere familiäre Beziehung, welche die Vermutung eines Konflikts nahelegt.
VI. EINHALTUNG GESETZLICHER VORSCHRIFTEN
A. KORRUPTION UND BESTECHUNG
Mastermind legt großen Wert auf Ehrlichkeit und Fairness im Geschäftsleben, unterstützt die bestehende Anti-Korruptionsgesetzgebung, und hält sich an die geltenden Regeln. Mastermind-Mitarbeiter dürfen daher unter keinen Umständen Bestechungsgelder, Schmiergelder oder sonstige unsachgemäße bzw. rechtswidrige Zahlungen, die dem Zweck der Erlangung oder Aufrechterhaltung von geschäftlichen Zusagen dienen, oder aus sonstigen Gründen mit der Geschäftstätigkeit von Mastermind zusammenhängen, anbieten, gestatten, fordern, sich versprechen lassen, oder annehmen. Unter keinen Umständen dürfen Mastermind-Mitarbeiter Vorteile welcher Art auch immer anbieten oder versprechen, wodurch der Anschein entstehen könnte, eine Geschäftstransaktion oder eine staatliche Maßnahme in unzulässiger Weise beeinflussen zu wollen. Ein Verstoß gegen Antikorruptionsbestimmungen ist ein schwerwiegendes Delikt und kann zu hohen Strafzahlungen bzw. strafgerichtlicher Verfolgung führen. Der Grundsatz der Integrität gilt auch für den Umgang mit Amtsträgern. Mastermind-Mitarbeiter dürfen unter keinen Umständen Geld- oder Sachleistungen, sei es direkt oder indirekt, an Amtsträger erbringen, versprechen oder genehmigen. Denken Sie daran, dass der Begriff „Amtsträger“ ziemlich breit gefächert ist. Umfasst können auch Mitarbeiter von staatsnahen Betrieben sein, jede Person, die in einer Regierungsfunktion tätig ist, sowie Mitarbeiter von Joint Ventures unter staatlicher Beteiligung und politische Beauftragte.
B. DATENSCHUTZ
Der Schutz der Privatsphäre und der persönlichen Daten von Mastermind-Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern ist nicht nur von Gesetzes wegen vorgeschrieben (österreichisches Datenschutzgesetz, EU-Datenschutzgrundverordnung – „DSGVO“), sondern gehört auch zu den grundlegenden Werten von Mastermind. Mastermind-Mitarbeiter müssen personenbezogene Daten sorgfältig behandeln und sicherstellen, dass sie vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff oder unberechtigter Offenlegung/Veränderung geschützt sind. Sollte ein Mastermind-Mitarbeiter Kenntnis vom unsachgemäßen Umgang oder der unbefugten Weitergabe personengeschützter Daten entgegen den Bestimmungen dieses Verhaltenskodex erlangen, so ist dies umgehend zu melden. Machen Betroffene in Bezug auf ihre von Mastermind verarbeiteten personenbezogene Daten Rechte nach der DSGVO oder dem Datenschutzgesetz geltend, insbesondere (i) Beschwerden wegen angeblicher Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen, (i) Widersprüche, oder (iii) Ersuchen um Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verwendung in Bezug auf ihre
personenbezogenen Daten, so ist umgehend die Geschäftsführung zu informieren, um eine rechtskonforme, zeitgerechte und angemessene Reaktion von Mastermind sicherzustellen.
VII. WISTLEBLOWING
Mastermind-Mitarbeiter sind ermuntert und aufgefordert, im Fall von Problemen, sowie bei möglichen Verstößen gegen geltendes Recht oder diesen Verhaltenskodex, sofort zu berichten und Unterstützung zu suchen. Entsprechende Meldungen können sowohl schriftlich als auch mündlich dem unmittelbaren Vorgesetzten oder direkt der Geschäftsführung erstattet werden. Vorgesetzte und Geschäftsführung werden jegliche Meldung vertraulich behandeln, und Mastermind wird den Sachverhalt untersuchen und nach der Situation angemessenen Lösungsmöglichkeiten suchen. Sämtliche Mitarbeiter, Vorgesetzte und die Mitglieder der Geschäftsführung sind angehalten, Hilfeersuchen, geäußerte Bedenken und Berichte der Mitarbeiter stets ernst zu nehmen und ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Mitarbeiter ermutigt fühlen, Bedenken zu äußern oder Hilfe zu suchen. Mastermind wird gutgläubige Hinweisgeber vor Sanktionen, Repressalien oder sonstigen Nachteilen schützen: Wer unter Einhaltung der gebotenen Sorgfalt und in gutem Glauben mögliche Probleme oder Verstöße meldet, hat keinerlei Nachteile zu befürchten. Vergeltungsaktionen oder Repressalien
welcher Art auch immer von Dritter Seite, insbesondere seitens Kollegen, Vorgesetzten oder Geschäftspartnern, die gegen jemanden gerichtet sind, der sorgfaltsgemäß und gutgläubig mögliche Probleme oder Verstöße berichtet hat, werden von Mastermind nicht toleriert, sondern im Rahmen der Gesetze angemessen sanktioniert. Wer jedoch im Gegensatz dazu das Vertrauen von Kollegen, Vorgesetzten und der Geschäftsführung missbraucht, und wissentlich Falschmeldungen erstattet, muss im Rahmen der geltenden Gesetze mit angemessenen Sanktionen rechnen.